O Instituto Legislativo Brasileiro (ILB) criou um novo sistema informatizado para registro e gestão de documentos administrativos e pedagógicos. A mudança provocará uma evolução drástica na qualidade do serviço prestado, com ganhos de eficiência, tempo e maior responsividade.

“Depois de muitos anos, estamos finalmente deixando para trás uma forma defasada de trabalho e adotando um novo padrão digital que irá facilitar enormemente os nossos controles e atividades de secretariado acadêmico”, afirmou o Coordenador de Educação Superior (COESUP), Floriano Filho.

Foram quase seis meses de trabalho intenso da equipe interna, com o chefe do Serviço de Fomento à Pesquisa e Extensão (SEFOPEE), Matheus Figueiredo, supervisionando a atuação de quatro estagiários de Tecnologia da Informação (TI).

“A proposta do sistema acadêmico vai muito além de atender às exigências do MEC para recredenciamento do ILB. A partir do diálogo com as diferentes coordenações, estamos buscando entregar um sistema que atenda às necessidades históricas de nossas coordenações educacionais, racionalizando processos de trabalho e automatizando tarefas que antes eram realizadas manualmente por servidores e estagiários.”, disse Figueiredo.

O Sistema de Registro Acadêmico (SRA) visa permitir o registro e recuperação de informações acadêmicas dos diferentes processos executados pelas coordenações educacionais do ILB, sendo de uso restrito a servidores do ILB.

Informações que estavam em planilhas ou documentos dispersos pelo drive U foram importadas para dentro do sistema.

Para esta primeira versão, estão sendo disponibilizados módulos para gestão de cursos, como cadastro de ofertas, colaboradores educacionais, turmas, alunos, componentes curriculares e avaliações.

Estão sendo oferecidos ainda grupos de estudo e pesquisa acadêmica, mediante edições, temas e resultados apresentados. Uma outra possibilidade é o acesso a documentos, com pesquisa e acesso facilitado a documentos e processos do SIGAD.

O sistema conta também com mecanismo de controle de acesso, a fim de gerenciar as permissões de cada usuário do sistema. Outra inovação é o módulo de auditoria que permite rastrear alterações feitas na base de dados do sistema, incluindo o responsável pela alteração e a data e hora em que foi realizada.

Dentre os benefícios esperados pela utilização do sistema, espera-se maior agilidade na recuperação de informações e redução de risco no cadastramento dos dados, além de maior facilidade no atendimento aos requisitos normativos por meio da automatização de controles. Dessa forma, o ILB busca otimizar os esforços da reduzida equipe das coordenações educacionais, permitindo-as focar mais em sua atividade-fim.

“Até o final de novembro pretendemos liberar nova versão, desta vez contendo módulos para controle de afastamentos para pós-graduação, licença capacitação e treinamentos externos”, explicou Figueiredo.

Existe a expectativa de que um acordo com o Prodasen viabilize a integração com bases de dados de pessoal  e a cobrança automática de documentos pendentes.